Die Fragen, die man uns stellen sollte.

Mit einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten. Sie beschreiben Ihren Alltag, wir stellen Fragen. Danach folgt eine Prozess-Analyse: Wir sehen uns die Abläufe an, die Zeit kosten. Erst dann schlagen wir einen Pilot-Workflow mit Festpreis vor. Sie entscheiden nach jedem Schritt neu, ob es weitergeht.

Für kleine und mittlere Unternehmen mit viel Verwaltungsarbeit im Hintergrund: Immobilienbüros, Handwerksbetriebe, Kanzleien, Dienstleister. Überall dort, wo Ablage liegen bleibt, E-Mails abends beantwortet werden und Excel-Listen den Betrieb zusammenhalten. Liegt Ihr Engpass nicht im Back-Office, sind wir vermutlich nicht die richtige Adresse. Auch das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.

Zwei bis drei Wochen von der Beauftragung bis zum laufenden Workflow, zum vorab fixierten Festpreis. Das ist bewusst kurz: Sie sollen schnell sehen, ob der Ansatz in Ihrem Betrieb trägt. Kein Pilotprojekt-Theater über Monate. Ein abgegrenzter Prozess, ein Preis, ein Ergebnis, das Sie im Alltag prüfen können.

Wir. innovantage baut die Workflows, richtet die Werkzeuge ein und testet sie an Ihren echten Abläufen. Von Ihnen brauchen wir Zeit für Gespräche, Zugang zu den betroffenen Prozessen und eine Ansprechperson für Rückfragen. Ihr Team muss nichts programmieren, aber es muss mitreden: Es kennt die Arbeit besser als wir.

Nein. Wir setzen auf Ihren bestehenden Systemen auf und erklären jeden Schritt in normaler Sprache. Zur Übergabe gehört eine Schulung: Ihr Team lernt, wie der Workflow funktioniert, wo es eingreifen kann und woran es merkt, dass etwas hakt. Wenn Sie E-Mails schreiben und Dateien ablegen können, reicht das.

Dann sagen wir es Ihnen, und wir hören auf. Nicht jeder Prozess eignet sich für Automatisierung: zu selten, zu viele Ausnahmen, zu wenig Volumen. Das zeigt sich meist schon in der Prozess-Analyse. Wir bauen lieber keinen Workflow als einen, den Ihr Team nach kurzer Zeit wieder abschaltet.

Das Erstgespräch kostet nichts. Jeder Pilot-Workflow hat einen Festpreis, der vor der Beauftragung fixiert wird: Sie kennen die Summe, bevor Sie unterschreiben. Wie hoch sie im Einzelfall ist, hängt vom Prozess ab, deshalb nennen wir sie erst nach der Prozess-Analyse. Nachträgliche Aufschläge gibt es nicht.

Weil ein ehrlicher Preis vom Prozess abhängt: wie viele Systeme beteiligt sind, wie viele Ausnahmen es gibt, wie sauber die Daten sind. Eine Pauschale wäre für die einen zu teuer und für die anderen zu knapp kalkuliert. Der Festpreis vor Beauftragung leistet dasselbe wie eine Preisliste: Sie wissen vorher, worauf Sie sich einlassen.

Zwei Arten, beide transparent. Erstens die Lizenzen der eingesetzten Tools: Die laufen auf Ihren Namen, Sie zahlen die Anbieterpreise direkt, wir schlagen keine versteckte Marge auf. Zweitens, nur wenn Sie das wollen, die laufende Betreuung durch uns. Ohne Betreuungsvertrag laufen Ihre Workflows trotzdem weiter.

In Ihren bestehenden Systemen. Wir ziehen nichts auf eigene Server, wir bauen keine Kopien Ihrer Datenbestände auf und wir werden nicht zum zusätzlichen Speicherort. Die Workflows greifen dort auf Daten zu, wo sie heute schon liegen. Und die Zugänge dazu gehören Ihnen, nicht uns.

Das hängt von der Aufgabe ab: Wir wählen den Anbieter nach dem, was der Workflow leisten muss, nicht nach Hausmarke. Mit den eingesetzten Anbietern werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Welche Dienste in Ihrem Fall infrage kommen, legen wir in der Prozess-Analyse offen, bevor etwas gebaut wird.

Wo der Anbieter es zulässt, deaktivieren wir das Modelltraining mit Ihren Daten. Das prüfen wir bei der Auswahl jedes Dienstes und halten es in der Dokumentation fest. Wo eine Deaktivierung nicht möglich ist, sagen wir das offen, und Sie entscheiden, ob der Dienst trotzdem infrage kommt.

Die nüchterne Antwort: ja, wenn es sauber gestaltet ist. Die DSGVO verbietet KI nicht, sie verlangt geregelte Verantwortlichkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge und Datensparsamkeit. Die DSGVO-konforme Gestaltung gehört bei uns zum Mandat, nicht in ein Zusatzpaket. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht: Bei heiklen Fragen gehört Ihr Datenschutzbeauftragter oder Anwalt mit an den Tisch.

Nein, und das ist Absicht. Jeder Workflow wird dokumentiert, die Zugänge und Lizenzen gehören Ihnen, und Ihr Team wird geschult, bevor wir ein Mandat abschließen. Sie können uns jederzeit ersetzen, durch eigene Leute oder einen anderen Dienstleister. Ein Berater, der sich unersetzbar macht, hat sein Handwerk falsch verstanden.

Ihre Workflows laufen weiter. Sie liegen in Ihren Systemen, die Zugänge gehören Ihnen, die Tool-Lizenzen laufen auf Ihren Namen und die Dokumentation liegt bei Ihnen. Wir sind für den Aufbau nötig, nicht für den Betrieb. Genau so ist die Zusammenarbeit angelegt.

Sie selbst, wenn Sie möchten: Nach Schulung und Übergabe der Dokumentation kann Ihr Team die Workflows betreiben und kleinere Anpassungen vornehmen. Oder wir, im Rahmen der laufenden Betreuung: Dann kümmern wir uns um Pflege, Anpassungen und neue Anforderungen. Beides ist ein normaler Weg, und Sie können später wechseln.